איך עזרנו לחברת ייעוץ לוודא שכל פגישה תתועד ותעובד - ללא יוצא מן הכלל

חברת ייעוץ עסקי מובילה פנתה אלינו עם בעיה שמוכרת לכל מנהל - פגישות חשובות עם לקוחות מסתיימות, וההתחייבויות, ההחלטות והפרטים הקריטיים פשוט נעלמים. לא בגלל רשלנות, אלא בגלל הקצב המטורף של העבודה ולחץ הזמן. הצוות מתכוון לכתוב סיכום, אבל תמיד יש משהו דחוף יותר. עד שנזכרים, אם בכלל, התוכן כבר לא זכור בדיוק ודברים קריטיים הולכים לאיבוד.

בנינו עבורם מערכת אוטומציה שמבטיחה שכל פגישה - פרונטלית או דיגיטלית, קצרה או ארוכה, מרובת משתתפים או לא - תקבל תיעוד מתאים. המערכת מזהה אוטומטית סיום פגישות ביומן הארגוני, ומנדנדת בווטסאפ למשתתף הראשי עד שמתקבלת הקלטה או סיכום קולי. לאחר מכן היא מעבדת את התוכן לכדי סיכום מקצועי, מפיצה אותו אוטומטית למשתתפים ומנהלים רלוונטיים, ופותחת משימות במערכות החברה.

זיהוי פגישות ותחילת התהליך

המערכת מזהה אוטומטית סיום פגישות ביומן הארגוני ומתחילה בתהליך המעקב המיידי. כל פגישה רלוונטית מתויגת ונכנסת למעקב.

תזכורות חכמות עד לביצוע

מיד אחרי סיום הפגישה, המערכת שולחת הודעות ווטסאפ למשתתף הראשי עם שתי אפשרויות פשוטות: שליחת קישור להקלטת הפגישה או הקלטת סיכום קולי קצר ישירות בווטסאפ. המערכת ממשיכה לשלוח תזכורות מנומסות אבל עקביות עד שאחד מהמשתתפים מגיב.

עיבוד אוטומטי חכם של התוכן

ברגע שמתקבלת הקלטה או סיכום קולי, המערכת שולחת את החומר לתמלול מקצועי, מזהה נושאים עיקריים והחלטות, ויוצרת סיכום מובנה עם רשימת פעולות ברורה.

הפצה חכמה ועדכון מערכות

הסיכום נשלח אוטומטית לכל משתתפי הפגישה, למנהלים הרלוונטיים ונשמר בתיקיית הלקוח לעיון עתידי.

מעקב פרואקטיבי אחר ביצוע

התהליך מזהה משימות שהוגדרו בפגישה ויוצר משימות במערכות החברה

בעולם עמוס ומהיר, הבעיה האמיתית היא לא תמיד זמן - אלא תשומת לב. במקום להסתמך על זיכרון אנושי ותקוות, הטכנולוגיה דואגת שכל מידע חשוב יקבל את הטיפול המקצועי שמגיע לו. המערכת הופכת "כוונות טובות" למציאות מתועדת, עקבית ויעילה.